نظرة عامة على نظام المتطوعين
كيف تدير الجمعية متطوعيها: من طلب التطوع والقبول، إلى الفرص والفرق وتسجيل الساعات، ثم العائد التطوعي وملف الصرف — وأين تقع كل شاشة.
نظام المتطوعون يحفظ سجل متطوعي الجمعية وساعات تطوعهم. يبدأ المتطوع طلبَ تطوع يراجعه منسق التطوع، فإذا قُبل أصبح متطوعاً برقم خاص. بعدها تُنشئ الجمعية فرصاً تطوعية (فعالية، حملة توزيع، زيارات ميدانية) وتُسند إليها المتطوعين، وتسجّل ساعات كل متطوع عند انتهاء مشاركته. ومن هذه الساعات يُحسب العائد التطوعي (قيمة ما قدّمه المتطوعون للجمعية بالريال)، ويُقارن بما صُرف لهم من مكافآت وبدلات في ملف الصرف.
تحتاج صلاحية: المتطوعون: عرضمنسق التطوع
سير العمل من البداية للنهاية
- 1الطلب والقبول: تصل طلبات التطوع إلى طلبات التطوع من الموقع، أو يسجّلها الموظف بزر طلب جديد لمن حضر أو اتصل. افتح الطلب واضغط قبول، فيُنشأ سجل المتطوع تلقائياً. انظر مراجعة طلبات التطوع.
- 2التسجيل المباشر: يمكنك أيضاً إضافة متطوع مباشرة من شاشة المتطوعون بزر متطوع جديد. انظر سجل المتطوعين.
- 3الفرص: أنشئ الفرصة التطوعية من فرص تطوعية ثم فتح للتسجيل، وأسند إليها المتطوعين. انظر الفرص التطوعية.
- 4الساعات: عند انتهاء مشاركة المتطوع اضغط إكمال بجانب اسمه في الفرصة واكتب ساعاته وقيّمه، فتُضاف إلى رصيد ساعاته (ويمكن تصحيحها لاحقاً بـتعديل الساعات).
- 5الفرق: نظّم المتطوعين الدائمين في فرق متخصصة بقائد ومنسقين من فرق تطوعية. انظر الفرق التطوعية.
- 6العائد والصرف: حدّد قيمة ساعة كل فرصة في العائد التطوعي، وسجّل ما يُصرف للمتطوعين في ملف الصرف. انظر العائد التطوعي وملف الصرف التطوعي.
أين تجد كل شاشة
كل الشاشات تحت المتطوعون في القائمة الجانبية:
| الشاشة | ماذا تفعل فيها |
|---|---|
| المتطوعون | سجل المتطوعين المعتمدين، ومؤشرات العدد والساعات، وإضافة متطوع جديد |
| طلبات التطوع | مراجعة طلبات التسجيل وقبولها أو رفضها |
| فرص تطوعية | إنشاء الفرص وفتحها وإغلاقها، وإسناد المتطوعين وتسجيل ساعاتهم |
| فرق تطوعية | تنظيم المتطوعين في فرق بقائد ومنسقين وأعضاء |
| العائد التطوعي | قيمة ساعات التطوع لكل فرصة (الساعات × قيمة الساعة) مقابل المصروف |
| ملف الصرف | تسجيل المكافآت والبدلات المصروفة للمتطوعين |
الصلاحيات
تُمنح من الأدوار والصلاحيات تحت وحدة المتطوعون، ويجب أن تكون الوحدة مفعّلة لجمعيتك حتى تظهر في القائمة.
| الصلاحية | ما تتيحه |
|---|---|
| عرض | فتح كل الشاشات والاطلاع على السجلات والمؤشرات |
| إنشاء | إضافة متطوع، طلب تطوع، فرصة، فريق، عضو فريق، وصرفية |
| تعديل | قبول الطلبات ورفضها، تعديل بيانات المتطوع وحالته، تغيير حالة الفرصة وإلغاؤها، إسناد متطوع، تسجيل الساعات وتعديلها، تحديد قيمة الساعة، تعديل صرفية |
| حذف | حذف فرصة لم تُسجَّل فيها ساعات، حذف فريق أو صرفية، وإزالة عضو من فريق |
أسئلة شائعة
لماذا لا تظهر قائمة «المتطوعون» عندي؟+
إما أن وحدة المتطوعين غير مفعّلة لجمعيتك، أو أن دورك لا يملك صلاحية عرض في وحدة المتطوعين. راجع مدير النظام.
من أين يأتي رقم «إجمالي ساعات التطوع»؟+
من مجموع الساعات المسجّلة لكل متطوع عند ضغط إكمال على مشاركته في فرصة تطوعية.