الاتصالات الإدارية
الصادر والوارد، الباركود والمرفقات، الإحالة والإقفال، والأرشيف
البداية
تسجيل المعاملات
- الجهات الخارجيةدليل الجهات التي تراسلها الجمعية (وزارات، شركات، جمعيات) وجهات الاتصال فيها — تُختار منه الجهة عند تسجيل الصادر والوارد العام.
- تسجيل معاملة صادرةتسجيل خطاب صادر من الجمعية لجهة خارجية (الصادر العام) أو لإدارة داخلية (الصادر الداخلي): الرقم التلقائي، الجهة، نوع المعاملة، الربط بوارد، الإحالة، والمرفقات.
- تسجيل معاملة واردةقيد الخطابات الواردة للجمعية من جهة خارجية (الوارد العام) أو من إدارة داخلية (الوارد الداخلي): الجهة المرسلة، رقم الوارد، تاريخ الاستلام، والإحالة للموظف المختص.
المتابعة والإحالة
- عرض المعاملة وتعديلها وإرفاق الملفاتفتح تفاصيل المعاملة، تعديل موضوعها وأولويتها وتاريخها ورقمها المرتبط، وإرفاق الخطاب الممسوح بعد طباعة الباركود — ثم «حفظ وإحالة».
- طباعة باركود المعاملةطباعة رقم المعاملة باركوداً: ملصق بمقاس طابعة الملصقات، أو على صفحة A4 في عشرة مواضع وبثلاثة أحجام — لتُطبع عليها المعاملة أو تُحفظ PDF وتُرفق.
- إحالة المعاملة وإقفالها وسيرهاإحالة المعاملة لموظف فتصبح «محالة» وتصله في «مهامي»، ثم يُقفلها من «المحالة إليّ» فتصير «مكتمل» ويُبلَّغ من أحالها — مع سجل «سير المعاملة» لكل حركة.
الإعدادات والأرشيف
- إعدادات الترميز والباركودضبط بادئة رقم كل نوع من المعاملات، وصيغة السنة وعدد الخانات، والرقم التالي لإكمال تسلسل النظام السابق، ومقاسات ملصق الباركود.متقدم
- البحث والأرشفة والحذفالبحث عن معاملة برقمها أو موضوعها، وتصفيتها بالحالة والأولوية، ونقل المنتهي منها إلى الأرشيف للقراءة فقط، وحذف المسجّل خطأً.