البحث والأرشفة والحذف
البحث عن معاملة برقمها أو موضوعها، وتصفيتها بالحالة والأولوية، ونقل المنتهي منها إلى الأرشيف للقراءة فقط، وحذف المسجّل خطأً.
مُحدَّث 4 نوفمبر 2026 افتح الشاشة في غيث
مع الوقت تكثر المعاملات في قوائم الصادر والوارد. انقل ما انتهى منها إلى الأرشيف فتخف القوائم وتبقى المعاملة محفوظة بمرفقاتها وسيرها للرجوع إليها. الأرشيف يجمع المؤرشف من الأنواع الأربعة في شاشة واحدة، وهو للقراءة فقط.
تحتاج صلاحية: الاتصالات الإدارية
البحث والتصفية
- 1في أي قائمة اكتب في مربع البحث جزءاً من الموضوع أو رقم المعاملة أو رقم الوارد. تتحدث النتائج أثناء الكتابة.
البحث بكلمة «ترخيص» مع تصفية «مستلم» - 2صفِّ بقائمة الحالة والأولوية. تظهر التصفيات المختارة شارات تحت البحث؛ اضغط × لإزالة واحدة أو مسح الكل.
ملاحظة: البحث داخل الشاشة المفتوحة فقط: الصادر العام لا يعرض نتائج الوارد. للبحث في المؤرشف افتح الأرشيف.
أرشفة معاملة
- 1في صف المعاملة اضغط ⋮ ثم أرشفة. تفتح نافذة أرشفة المعاملة: اكتب ملاحظة الأرشفة إن شئت (اختياري) واضغط أرشفة.
- 2تختفي المعاملة من القائمة وتنتقل حالتها إلى مؤرشف، ويزيد عدد بطاقة المؤرشف، وتُسجَّل الأرشفة وملاحظتها في سير المعاملة.
ملاحظة: المعاملة المؤرشفة للقراءة فقط: لا تُعدَّل ولا تُحال حتى تُستعاد من الأرشيف.
تصفح الأرشيف
- 1افتح الاتصالات الإدارية ← الأرشيف. يعرض المعاملات المؤرشفة من كل الأنواع مع عمود تاريخ الأرشفة (يوم أرشفتها). لا يوجد فيه زر إضافة ولا تعديل ولا تصفية بالحالة.
شاشة «الأرشيف» - 2من صف المعاملة يمكنك عرض تفاصيلها ومرفقاتها، وطباعة الباركود، وسير المعاملة.
- 3لإعادة معاملة إلى قائمتها: ⋮ ← استعادة من الأرشيف. تعود بحالتها قبل الأرشفة (مثل مستلم أو مكتمل) ويمكن تعديلها وإحالتها من جديد، وتُسجَّل الاستعادة في سير المعاملة.
حذف معاملة
- 1
مهم: الحذف نهائي: تُحذف المعاملة وسيرها ولا تُستعاد. يتطلب صلاحية حذف في الاتصالات الإدارية. فضّل الأرشفة على الحذف لكل معاملة حقيقية.
أسئلة شائعة
لا أجد معاملة قديمة في الصادر أو الوارد+
غالباً أُرشفت. ابحث عنها برقمها في الأرشيف.
أرشفت معاملة بالخطأ، كيف أعيدها؟+
افتح الأرشيف، وفي صفها اضغط ⋮ ← استعادة من الأرشيف. تعود إلى قائمتها الأصلية بحالتها السابقة.
لماذا لا تتغير أرقام البطاقات عند البحث؟+
البطاقات الأربع تعرض إجمالي معاملات الجمعية كلها، لا نتائج البحث.
هل أفادك هذا الدليل؟
أدلة ذات صلة
نظرة عامة على الاتصالات الإداريةكيف تسجّل الجمعية خطاباتها الصادرة والواردة، وتطبع عليها الباركود، وتحيلها للموظفين حتى تُقفل وتُؤرشف — وأين تقع كل شاشة.إحالة المعاملة وإقفالها وسيرهاإحالة المعاملة لموظف فتصبح «محالة» وتصله في «مهامي»، ثم يُقفلها من «المحالة إليّ» فتصير «مكتمل» ويُبلَّغ من أحالها — مع سجل «سير المعاملة» لكل حركة.عرض المعاملة وتعديلها وإرفاق الملفاتفتح تفاصيل المعاملة، تعديل موضوعها وأولويتها وتاريخها ورقمها المرتبط، وإرفاق الخطاب الممسوح بعد طباعة الباركود — ثم «حفظ وإحالة».