تسجيل معاملة واردة
قيد الخطابات الواردة للجمعية من جهة خارجية (الوارد العام) أو من إدارة داخلية (الوارد الداخلي): الجهة المرسلة، رقم الوارد، تاريخ الاستلام، والإحالة للموظف المختص.
مُحدَّث 28 أكتوبر 2026 افتح الشاشة في غيث
حين يصل خطاب للجمعية يُقيَّد فوراً في الوارد، فيأخذ رقم معاملة داخلياً (مختلفاً عن رقم الجهة المرسلة) ويُطبع باركوده على الخطاب، ثم يُحال للموظف المختص. استخدم الوارد العام لما يصل من جهات خارجية، والوارد الداخلي لما يصل من إدارات الجمعية.
تحتاج صلاحية: الاتصالات الإداريةالسكرتارية
قائمة الوارد
- 1افتح الاتصالات الإدارية ← الوارد العام. يعرض الجدول رقم المعاملة ورقم الوارد والموضوع والجهة/المرسل وتاريخ الاستلام والمحال إليه والأولوية والحالة.
جدول «الوارد العام» - 2ابحث بالموضوع أو رقم المعاملة أو رقم الوارد، وصفِّ بـالحالة والأولوية.
قيد خطاب وارد
- 1اضغط وارد جديد (أو وارد داخلي جديد). يظهر أعلى النموذج رقم آخر معاملة ورقم هذه المعاملة المولَّد تلقائياً.
- 2اكتب الموضوع (إلزامي) والمحتوى، واختر تاريخ المعاملة (إلزامي — تاريخ الخطاب نفسه) والأولوية ونوع المعاملة.
- 3في أسفل النموذج اختر الجهة المرسلة من الجهات الخارجية، أو اكتب اسم المرسل إن لم تكن الجهة في القائمة. ثم تاريخ الاستلام (اليوم افتراضياً) ورقم الوارد — وهو رقم الخطاب لدى الجهة المرسلة.
حقول الوارد: الجهة المرسلة، تاريخ الاستلام، ورقم الوارد - 4إن كان الخطاب رداً على خطاب صدر منكم، فعّل مرتبط بصادر واختر المعاملة الصادرة.
- 5اختر إحالة إلى موظف ليتابع الخطاب، وأرفق صورته الممسوحة في المرفقات، ثم اضغط حفظ.
ملاحظة: الوارد يُحفظ بحالة مستلم، ويصير محالة مباشرة إن اخترت موظفاً في إحالة إلى موظف. تفاصيل الإحالة في إحالة المعاملة وإقفالها.
نصيحة: في الوارد الداخلي لا تظهر الجهة المرسلة؛ اكتب اسم الإدارة أو الموظف المرسل في اسم المرسل.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين «رقم المعاملة» و«رقم الوارد»؟+
رقم المعاملة يولّده غيث بترميز جمعيتكم ويُطبع باركوداً. رقم الوارد هو رقم الخطاب كما كتبته الجهة المرسلة، تكتبه يدوياً لتبحث به لاحقاً.
الجهة المرسلة غير موجودة في القائمة+
أضفها أولاً من الجهات الخارجية ثم أعد فتح نموذج الوارد، أو اكتب اسمها في اسم المرسل.
لماذا يظهر في عمود «المحال إليه» شَرطة؟+
لم تُحَل المعاملة لأحد بعد. أحِلها من زر ⋮ ← إحالة لموظف.
هل أفادك هذا الدليل؟
أدلة ذات صلة
تسجيل معاملة صادرةتسجيل خطاب صادر من الجمعية لجهة خارجية (الصادر العام) أو لإدارة داخلية (الصادر الداخلي): الرقم التلقائي، الجهة، نوع المعاملة، الربط بوارد، الإحالة، والمرفقات.عرض المعاملة وتعديلها وإرفاق الملفاتفتح تفاصيل المعاملة، تعديل موضوعها وأولويتها وتاريخها ورقمها المرتبط، وإرفاق الخطاب الممسوح بعد طباعة الباركود — ثم «حفظ وإحالة».طباعة باركود المعاملةطباعة رقم المعاملة باركوداً: ملصق بمقاس طابعة الملصقات، أو على صفحة A4 في عشرة مواضع وبثلاثة أحجام — لتُطبع عليها المعاملة أو تُحفظ PDF وتُرفق.إحالة المعاملة وإقفالها وسيرهاإحالة المعاملة لموظف فتصبح «محالة» وتصله في «مهامي»، ثم يُقفلها من «المحالة إليّ» فتصير «مكتمل» ويُبلَّغ من أحالها — مع سجل «سير المعاملة» لكل حركة.