نظرة عامة على الاتصالات الإدارية
كيف تسجّل الجمعية خطاباتها الصادرة والواردة، وتطبع عليها الباركود، وتحيلها للموظفين حتى تُقفل وتُؤرشف — وأين تقع كل شاشة.
نظام الاتصالات الإدارية هو سجل الصادر والوارد للجمعية: كل خطاب يخرج من الجمعية أو يصل إليها يُسجَّل معاملةً برقم متسلسل، ويُطبع رقمه باركوداً على الورقة، وتُرفق صورته الممسوحة، ثم يُحال إلى الموظف المختص ليتابعه ويُقفله. هكذا تعرف الجمعية في أي لحظة أين وصلت كل معاملة ومن تعامل معها.
تحتاج صلاحية: الاتصالات الإداريةالسكرتارية
سير العمل من البداية للنهاية
المعاملة تمر غالباً بهذه المراحل:
- 1تسجيل الجهة (مرة واحدة): أضف الجهات التي تراسلها الجمعية في الجهات الخارجية — الوزارات والشركات والجمعيات. انظر الجهات الخارجية.
- 2تسجيل المعاملة: من الصادر العام أو الوارد العام (أو الداخلي) اضغط زر الإضافة واكتب الموضوع والتاريخ والجهة. يظهر رقم المعاملة تلقائياً قبل الحفظ.
- 3طباعة الباركود ولصقه على الخطاب أو طباعته في زاوية الصفحة، ثم مسح الخطاب وإرفاقه بالمعاملة من نافذة تعديل المعاملة.
- 4الإحالة: أحِل المعاملة للموظف المختص، فتصبح حالتها محالة وتصله في مهامي.
- 5الإقفال: يطّلع الموظف على المعاملة ومرفقاتها ثم يضغط إقفال المعاملة، فتصير مكتمل ويُبلَّغ من أحالها.
- 6الأرشفة: المعاملة المنتهية تُنقل إلى الأرشيف للقراءة فقط.
أين تجد كل شاشة
كل الشاشات تحت الاتصالات الإدارية في القائمة الجانبية:
| الشاشة | ماذا تسجّل فيها |
|---|---|
| الجهات الخارجية | دليل الجهات التي تراسلها الجمعية وجهات الاتصال فيها |
| الصادر العام | الخطابات المرسلة من الجمعية إلى جهات خارجية |
| الصادر الداخلي | المذكرات والخطابات الصادرة بين إدارات الجمعية |
| الوارد العام | الخطابات الواردة من جهات خارجية، برقم الوارد وتاريخ الاستلام |
| الوارد الداخلي | المذكرات الواردة من إدارات الجمعية |
| الأرشيف | المعاملات المؤرشفة من كل الأنواع — للقراءة فقط |
| إعدادات الترميز والباركود | بادئة رقم كل نوع، الرقم التالي، ومقاسات ملصق الباركود |
حالات المعاملة
| الحالة | متى تظهر |
|---|---|
| مسودة | معاملة صادرة سُجّلت ولم تُحَل بعد |
| مستلم | معاملة واردة سُجّلت ولم تُحَل بعد |
| محالة (إلى فلان) | أُحيلت لموظف وتنتظر أن يُقفلها |
| مكتمل | أقفلها الموظف المحال إليه أو مسؤول الاتصالات |
| مؤرشف | نُقلت إلى الأرشيف ولا تُعدَّل |
قراءة القائمة
- 1أعلى كل قائمة أربع بطاقات: إجمالي المعاملات والصادر والوارد والمؤرشف — وهي أعداد الجمعية كلها لا الشاشة الحالية فقط.
شاشة «الوارد العام»: البطاقات والبحث والجدول - 2في نهاية كل صف أزرار عرض وتعديل وطباعة الباركود وسير المعاملة، وزر ⋮ لـإحالة لموظف وإقفال وأرشفة وحذف.
الصلاحيات
| الصلاحية (الاتصالات الإدارية) | ما تتيحه |
|---|---|
| عرض | فتح القوائم والأرشيف وعرض المعاملات وسيرها |
| إنشاء | تسجيل معاملة أو جهة خارجية جديدة |
| تعديل | التعديل، الإرفاق، الإحالة، الإقفال، الأرشفة، وحفظ الإعدادات |
| حذف | نقل المعاملة إلى سلة الأرشيف |
أسئلة شائعة
لا أرى «الاتصالات الإدارية» في القائمة الجانبية، لماذا؟+
إما أن النظام غير مفعّل لجمعيتكم، أو أن دورك لا يملك صلاحية عرضه. اطلب من مدير النظام إضافتها لدورك من الأدوار والصلاحيات.
ما الفرق بين العام والداخلي؟+
العام يخص المراسلات مع جهات خارج الجمعية ويُربط بجهة من الجهات الخارجية. الداخلي بين إدارات الجمعية وموظفيها، ولا يحتاج جهة خارجية. ولكل نوع بادئة رقم مستقلة.