إحالة المعاملة وإقفالها وسيرها
إحالة المعاملة لموظف فتصبح «محالة» وتصله في «مهامي»، ثم يُقفلها من «المحالة إليّ» فتصير «مكتمل» ويُبلَّغ من أحالها — مع سجل «سير المعاملة» لكل حركة.
الإحالة تنقل مسؤولية المعاملة لموظف بعينه: يُبلَّغ بها، ويطّلع عليها ومرفقاتها، ثم يُقفلها حين ينتهي. وتعرف الاتصالات الإدارية في أي لحظة أين المعاملة ومن يتابعها، ومن سير المعاملة ترى كل ما مرّت به من الإنشاء حتى الإقفال.
تحتاج صلاحية: الاتصالات الإداريةكل الموظفين
إحالة المعاملة لموظف
يمكن الإحالة بثلاث طرق: من حقل إحالة إلى موظف عند تسجيل المعاملة، أو من زر حفظ وإحالة في نافذة التعديل، أو من قائمة الصف كما يلي:
- 1في صف المعاملة اضغط ⋮ (إجراءات أخرى) ثم إحالة لموظف.
قائمة «⋮»: إحالة لموظف، إقفال، أرشفة، حذف - 2في نافذة إحالة المعاملة ابحث بالاسم أو المسمّى الوظيفي، واضغط الموظف لتحديده. اكتب في ملاحظة الإحالة ما المطلوب منه (اختياري)، ثم اضغط إحالة.
نافذة «إحالة المعاملة» - 3تصبح حالة المعاملة محالة ويظهر تحتها إلى اسم الموظف، ويُكتب اسمه في عمود المحال إليه، ويصله إشعار أُحيلت إليك المعاملة….
تصفية «قيد المعالجة»: المعاملات المحالة ومن أُحيلت إليه
ما يراه الموظف المحال إليه
- 1تظهر المعاملة للموظف في مهامي ضمن بطاقة معاملات محالة إليك بعددها، وفي الإشعارات. يضغط المعاملة أو كل المحالة إليّ.
بطاقة «معاملات محالة إليك» في «مهامي» - 2تفتح شاشة المعاملات المحالة إليّ: على اليمين قائمة مفتوحة ومُقفلة، وعلى اليسار تفاصيل المعاملة المختارة — النوع والتاريخ والجهة والمحتوى والمرفقات.
شاشة «المعاملات المحالة إليّ»
إقفال المعاملة
- 1بعد إنجاز المطلوب يرفق الموظف ما يلزم من إرفاق ملف بالرد بجانب المرفقات (تقرير أو مستند — ملف أو أكثر، يظهر في مرفقات المعاملة لقسم الاتصالات ويُسجَّل في سير العمل)، ثم يكتب ملاحظة الإقفال (اختياري — ما الذي تم) ويضغط إقفال المعاملة.
- 2تظهر رسالة أُقفلت المعاملة وأُبلغ من أحالها، وتصبح حالتها مكتمل في قسم الاتصالات الإدارية، وتنتقل إلى مُقفلة في قائمته.
سير المعاملة
- 1اضغط أيقونة الساعة سير المعاملة في صف المعاملة (أو سير العمل في شاشة المحالة إليّ). يظهر خط زمني بكل حركة: من قام بها ومتى، والملاحظة إن وُجدت.
سير المعاملة من الإنشاء حتى الإقفال
| الحركة | متى تُسجَّل |
|---|---|
| أُنشئت المعاملة | عند الحفظ أول مرة |
| عُدّلت | عند حفظ تعديل المعاملة |
| أُحيلت إلى … | عند كل إحالة، مع ملاحظة الإحالة |
| أُقفلت | عند الإقفال، مع ملاحظة الإقفال |
| أُعيد فتحها | عند إعادة فتح، مع السبب — وعند الاستعادة من الأرشيف |
| أُرشفت | عند الأرشفة، مع ملاحظة الأرشفة |
| طُبع الباركود | عند كل طباعة لملصق أو صفحة الباركود |
أسئلة شائعة
أحلت المعاملة لموظف خطأ، ماذا أفعل؟+
أحِلها من جديد للموظف الصحيح من ⋮ ← إحالة لموظف. تنتقل إليه وتُسجَّل الإحالتان في سير المعاملة.
قائمة الموظفين في نافذة الإحالة فارغة+
تظهر القائمة لمن يملك صلاحية إنشاء أو تعديل في الاتصالات الإدارية. اطلبها من مدير النظام.
الموظف أقفل المعاملة، كيف أعرف؟+
يصلك إشعار أُقفلت المعاملة… باسمه وملاحظته، وتصير حالتها مكتمل.
هل يستطيع الموظف المحال إليه تعديل المعاملة أو إحالتها لغيره؟+
لا، إلا إن كان يملك صلاحية تعديل الاتصالات الإدارية. شاشة المحالة إليّ للاطلاع والإقفال فقط.