أذونات الإدخال والإخراج
تسجيل ما يدخل المستودع (تبرع، مشتريات، إرجاع) وما يخرج منه (تسليم لمستفيد، إتلاف، تحويل لجهة)، وإلغاء الإذن وطباعة سنده، وقيده المحاسبي.
كل تغيير في الرصيد يمر عبر إذن: إذن إدخال يزيده، وإذن إخراج ينقصه، ويتغير الرصيد فور الحفظ. لا يُعدَّل الإذن بعد حفظه؛ إن كان خاطئاً تُلغيه فيعود الرصيد كما كان، ثم تسجّل إذناً صحيحاً. الصرف لعدة مستفيدين يكون عادةً عبر أوامر الصرف، أما الإخراج اليدوي هنا فللحالات الفردية.
تحتاج صلاحية: المستودع: عرضالمستودع: إنشاءالمستودع: تعديل
سجل الحركات
- 1افتح المستودع ← حركات المخزون. كل صف إذن برقمه (
IN-للإدخال،OUT-للإخراج،ADJ-لتسوية الجرد)، وسببه، والجهة أو المستفيد، وأصنافه وتاريخه.سجل أذونات المستودع، والأذونات الملغاة باهتة بشارة «ملغى» - 2صفِّ بـإدخال أو إخراج، أو ابحث برقم الإذن.
إذن إدخال
- 1اضغط إذن إدخال، واختر السبب: تبرع أو مشتريات أو إرجاع، ثم التاريخ والمرجع (رقم فاتورة أو خطاب، اختياري).
نموذج إذن الإدخال - 2اختر المورد أو المتبرع من القائمة. أضفه أولاً من الموردون والمتبرعون إن لم يكن موجوداً.
- 3في بطاقة الأصناف اختر الصنف (يظهر رصيده الحالي بجانبه) واكتب الكمية. اضغط بند لإضافة صنف آخر.
- 4اكتب قيمة الوحدة للتبرع أو سعر الوحدة للمشتريات. إن تركتها فارغة تُستخدم التكلفة المرجعية للصنف.
- 5للصنف الذي له تاريخ انتهاء أدخل انتهاء الصلاحية لكل بند (الحقل المعلّم بنجمة)، ثم اضغط حفظ الإذن.
الإرجاع من مستفيد
- 1في إذن الإدخال اختر السبب إرجاع، ثم من مستفيد أو أكثر (لمستفيد استلم ثم اكتُشف خطأ) أو من مورد أو متبرع.
- 2عند اختيار أكثر من مستفيد يُسجَّل إذن إدخال مستقل لكل مستفيد بالأصناف نفسها، ويتحول الزر إلى حفظ N أذونات — فيبقى سجل كل مستفيد العيني دقيقاً.
إذن إخراج يدوي
- 1اضغط إذن إخراج. تفتح النافذة على تبويب استلام برمز المستفيد؛ انتقل إلى إخراج يدوي.
الإخراج اليدوي: السبب والمستفيد المستلم والأصناف - 2اختر السبب: تسليم لمستفيد أو إتلاف أو تحويل لجهة. للتسليم ابحث عن المستفيد المستلم بالاسم أو رقم الملف واختره من القائمة.
- 3أضف الأصناف والكميات واضغط حفظ الإذن. إن تجاوزت الكمية المتاح يظهر تحت البند الرصيد المتاح … فقط ويرفض النظام الحفظ.
إلغاء الإذن وطباعة السند
- 1في عمود الإجراءات: أيقونة الطابعة تفتح السند للطباعة، وأيقونة الشهادة (لأذونات التبرع) تفتح شهادة الشكر، وأيقونة المنع تلغي الإذن.
من اليسار: إلغاء الإذن، شهادة الشكر، طباعة السند - 2عند الإلغاء تظهر نافذة تأكيد إلغاء الإذن …؟. بعد التأكيد يعود الرصيد كما كان قبله، ويبقى الإذن في السجل بشارة ملغى. لا يُلغى إذن إدخال صُرف شيء من كميته إن كان إلغاؤه سيجعل الرصيد سالباً — تظهر رسالة بالصنف ورصيده؛ ألغِ أذونات الإخراج اللاحقة أولاً أو سجّل إذن إخراج بالفرق.
- 3السند المطبوع يحمل ترويسة الجمعية ورقم الإذن والجهة أو المستفيد وبنود الأصناف، وخانات توقيع أمين المستودع والمستلم والمدير التنفيذي.
سند إخراج لمستفيد جاهز للطباعة
القيد المحاسبي للإذن
كل إذن يُرحَّل له قيد محاسبي تلقائياً بقيمة أصنافه: الإدخال بالتبرع على إيراد التبرعات العينية، والإخراج للمستفيد على مصروف المساعدات العينية، والمخزون في الطرف الآخر دائماً. إلغاء الإذن يُنشئ قيداً عكسياً ولا يحذف الأصلي.
- 1من لديه صلاحية المحاسبة يرى في النموذج حقلي الحساب المقابل في القيد (اختياري) ومركز التكلفة (اختياري) — لتوجيه الصرف إلى حساب برنامج معين مثل مصروفات عينية - أيتام. تركهما فارغين يستخدم الحساب الافتراضي.
- 2إن تعذّر ترحيل القيد (حساب غير معيّن مثلاً) يُحفظ الإذن ويتغير الرصيد عادياً، وتظهر رسالة حُفظ الإذن ولم يُرحَّل قيده: …. يرحّله المحاسب لاحقاً من المالية والمحاسبة ← قيود المستودع.
أسئلة شائعة
كيف أعدّل كمية في إذن محفوظ؟+
الأذونات لا تُعدَّل. ألغِ الإذن (يعود الرصيد) ثم سجّل إذناً جديداً بالكمية الصحيحة.
لماذا رُفض إذن الإخراج مع أن الصنف موجود؟+
الإخراج لا يتجاوز الرصيد المحسوب لحظة الحفظ. إن كان الموجود فعلاً أكثر من رصيد النظام فهناك إدخال لم يُسجَّل — سجّله أو سوِّ الفرق بالجرد.
من أي دفعة يُصرف الصنف؟+
من الدفعة الأقرب انتهاءً أولاً تلقائياً، فلا تختار الدفعة يدوياً.