مركز الوثائق وتنبيهات الانتهاء
كل وثائق الجمعية في مكان واحد — العامة والمرتبطة بمستفيد أو موظف: الإضافة بتاريخي الإصدار والانتهاء بالهجري والميلادي، الوثائق السرية، البحث، وقائمة الوثائق التي تقارب الانتهاء.
مركز الوثائق يجمع كل وثائق الجمعية: العامة (الترخيص، النظام الأساسي، الشهادات، العقود…) والمرتبطة بمستفيد (الهوية، الصك، التقارير) والمرتبطة بموظف. ولأن لكثير منها تاريخ انتهاء، يرصد غيث ما يقارب الانتهاء وينبّهك قبل فوات الأوان. افتحه من إدارة الوثائق في القائمة الجانبية.
تحتاج صلاحية: صلاحيات وحدة «إدارة الوثائق»
استعراض الوثائق والبحث
- 1يعرض الجدول: العنوان (بقفل للوثيقة السرية)، النوع، رقم الوثيقة، الارتباط (مستفيد، موظف، عامة)، صاحب الوثيقة (اسم المستفيد رابط لتبويب وثائقه)، تاريخ الإصدار، تاريخ الانتهاء (بالأحمر و(منتهية) إن انتهت)، والمرفق برابط تحميل.
- 2ابحث بعنوان الوثيقة أو رقمها، وصفِّ بـالارتباط والنوع من القائمتين أعلى الجدول.
- 3إن وُجدت وثائق عامة أو للموظفين منتهية أو تنتهي خلال 30 يوماً يظهر شريط تنبيه أعلى الجدول بأسمائها وتواريخها.
إضافة وثيقة
- 1اضغط أنشئ وثيقة. اكتب عنوان الوثيقة (إلزامي)، ورقم الوثيقة، واختر نوع الوثيقة. في الوثيقة تتبع لـ اختر وثيقة عامة أو مستفيد أو موظف، ثم اختر صاحبها من القائمة.
نافذة «أنشئ وثيقة» - 2أدخل تاريخ إصدار الوثيقة وتاريخ نهاية الوثيقة بالميلادي أو بالهجري (مثل
1448/01/01) — يُحوَّل الآخر تلقائياً. تاريخ النهاية هو ما تُبنى عليه التنبيهات. - 3اختر مرفق الوثيقة (حتى 10 ميغابايت)، وعلّم هل الوثيقة سرية؟ إن لزم، وأضف ملاحظات، ثم حفظ.
التعديل والحذف
- 1زر القلم في آخر الصف: تعديل الوثيقة — البيانات والتواريخ واستبدال المرفق — اختياري. ارتباط الوثيقة (مستفيد/موظف) لا يتغير بعد إنشائها.
- 2سلة المهملات تحذف الوثيقة بعد التأكيد.
الوثائق التي تقارب الانتهاء
- 1شاشة وثائق تقارب على الانتهاء مفروزة حسب صاحب الوثيقة — مستفيدون، موظفون، متطوعون، وأخرى — بقسم لكل فئة. تصلها من زر وثائق تقارب على الانتهاء أعلى شاشة إدارة الوثائق، أو من تنبيه وثائق تنتهي خلال 30 يوماً في لوحة التحكم.
وثائق المستفيدين المنتهية والقريبة من الانتهاء - 2اختر المدى: 30 أو 60 أو 90 يوماً. في كل سطر عنوان الوثيقة وصاحبها وتاريخ الانتهاء والأيام المتبقية — أو منتهية منذ … يوماً.
- 3فتح القسم ينقلك إلى قائمة تلك الفئة، وطباعة / PDF يطبع القائمة لمتابعتها مع الفريق.
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر تنبيه لوثيقة منتهية؟+
التنبيه مبني على تاريخ نهاية الوثيقة. الوثيقة بلا تاريخ نهاية لا تُنبَّه أبداً.
من يرى الوثائق السرية؟+
تظهر بعلامة قفل لمن يملك صلاحية عرض إدارة الوثائق. امنح هذه الصلاحية بحذر من الأدوار والصلاحيات.
أضفت نوع وثيقة ولا يظهر.+
أنواع الوثائق تأتي من تصنيف أنواع الوثائق في التصنيفات. أعد فتح النافذة بعد الإضافة.