إعداد بيانات الجمعية وشعارها
شاشة «إعدادات النظام»: اسم الجمعية وترخيصها، ترقيم المستفيدين، الحساب البنكي وأرقام البنك والتأمينات، الشعار والختم، التاريخ الهجري، وتكامل تبيّن.
إعدادات النظام هي بطاقة تعريف الجمعية داخل غيث. ما تكتبه هنا يظهر في المطبوعات والخطابات وملفات البنك ومسير الرواتب، فاضبطه أولاً قبل أي عمل. الشاشة مقسّمة إلى بطاقات تُطوى وتُفتح بالضغط على عنوانها، وأغلبها يُحفظ بزر واحد «حفظ الإعدادات» أسفل الصفحة. افتحها من القائمة الجانبية: الإدارة العامة ← إعدادات النظام.
تحتاج صلاحية: مدير النظامصلاحية تعديل «الإدارة العامة»
البيانات الأساسية وترقيم المستفيدين
- 1في بطاقة البيانات الأساسية اكتب اسم الجمعية (عربي) واسم الجمعية (إنجليزي) ورقم الترخيص.
بطاقة «البيانات الأساسية» - 2صيغة ترقيم المستفيدين: النمط الذي تُبنى عليه أرقام الملفات، استخدم فيه
{YYYY}للسنة و{SEQ}للرقم التسلسلي — مثلBEN-{YYYY}-{SEQ}. - 3طريقة ترقيم ملفات المستفيدين: تلقائي يولّد النظام الرقم تسلسلياً، ويدوي يُظهر حقل رقم الملف في استمارة المستفيد ليكتبه الموظف بنفسه.
البيانات المالية
هذه الأرقام تُستخدم في ملفات صرف البنك وخطابات التعميد ومسير الرواتب، فانسخها من خطاب البنك كما هي.
- 1أدخل رقم الحساب البنكي ورقم الآيبان (IBAN) ورمز البنك ورقم العميل ومعرّف الشركة (COID)، والكود بالراجحي (تبادل) إن كانت الجمعية تصرف عبر تبادل.
- 2رقم منشأة وزارة العمل (حماية الأجور) بصيغة رقمين ثم شرطة ثم الرقم — مثل
01-5411. هو مطلوب لملفات حماية الأجور للرواتب وبعض ملفات صرف المستفيدين. - 3نسبتا التأمينات الاجتماعية (خصم الموظف وحصة الجمعية) تُطبَّقان في مسير الرواتب على أجر الاشتراك؛ القيم الافتراضية
9.75و11.75. - 4رابط الامتياز المحاسبي للجمعيات التي ما زالت تستخدم النظام المحاسبي السابق — انظر رابط الامتياز المحاسبي.
الشعار والختم والتوقيع
- 1في بطاقة الهوية البصرية اسحب ملف شعار الجمعية إلى المربع أو اضغطه للاختيار: PNG أو SVG أو JPG بحد أقصى 2 ميجابايت.
رفع الشعار والختم - 2ختم الجمعية: صورة PNG بخلفية شفافة بحد أقصى 1 ميجابايت — يظهر على الخطابات والسندات المطبوعة.
- 3توقيع الإدارة التنفيذية: ارفع صورة التوقيع (PNG بخلفية شفافة أو JPG، 1 ميجابايت)، واكتب اسم الموقّع وصفة الموقّع (الفارغة = الإدارة التنفيذية). تظهر الثلاثة إلكترونياً في خطابات الموظفين — تعريف الراتب وغيره — بجانب الختم. ويظهر اسم الموقّع أيضاً في خانة الإدارة التنفيذية بقرار الإجازة إن لم يعتمدها أحد في المسار، وفي مسير الرواتب المطبوع.
- 4يُحفظ الملف فور رفعه وتظهر معاينته، ويمكنك استبدال الصورة لاحقاً. أما الإزالة (زر ×) فتحتاج الضغط على حفظ الإعدادات بعدها.
الموقّعون في كشوف الصرف
- 1بطاقة الموقّعون في كشوف الصرف تحدد من يظهر في خانات التوقيع أسفل تقرير ملف الصرف (المستفيدون والكفالات والتحويل لجهات أخرى) وخطاب التعميد ومسير الرواتب المطبوع.
- 2«المعتمدون في مسار الاعتماد» (الافتراضي): الخانات بأسماء من اعتمد الملف فعلاً في النظام.
- 3«قائمة ثابتة»: اضغط إضافة موقّع واكتب لكل موقّع الصفة (مثل: رئيس مجلس الإدارة، أمين الصندوق) والاسم — الاسم اختياري، وإن تُرك فارغاً تبقى الخانة الاسم والتوقيع ليُكتب باليد. حتى 6 موقّعين، ثم حفظ الإعدادات.
إعدادات النظام العامة
- 1أيام التأخير المسموحة: أيام السماح قبل احتساب التأخير. رابط الموقع الإلكتروني: موقع الجمعية. ومفتاح استخدام التاريخ الهجري يحدد التقويم المعروض افتراضياً.
إعدادات المستفيدين والكفالات
- 1في بطاقة المستفيدون فعّل «تعديل ملف المستفيد يمر بمسار اعتماد» إن أردت أن تتحول تعديلات الملفات المعتمدة إلى طلب يمر بمسار شؤون المستفيدين ويظهر في اعتماداتي قبل تطبيقه. وبالمثل «أرشفة ملف المستفيد تمر بمسار اعتماد».
- 2«احتساب رب الأسرة ضمن «عدد الأفراد»»: مفعّل افتراضياً (أسرة من أم وثلاثة أبناء = 4 أفراد). أطفئه إن كانت جمعيتك تصرف لرب الأسرة ملفاً مستقلاً عن أفراده، فيصير العدد 3. يسري على عمود الأفراد وفلتر عدد أفراد الأسرة في قائمة المستفيدين، والتصدير، وتقرير التصنيف، وتقارير ملفات البنك، وشاشة إضافة الحركات. ولا يغيّر حساب المبلغ لكل فرد ولكل فرد + رب الأسرة في إضافة الحركات.
- 3الحد الأقصى لعمر المكفول (سنوات): مثل
18— من تجاوز هذا العمر لا يظهر في اختيار المكفولين ولا في قائمة الكفالات. اتركه فارغاً لعدم التقييد. - 4اضغط «حفظ الإعدادات» أسفل الصفحة. تظهر تم الحفظ بنجاح، وزر إلغاء يعيد الحقول لآخر قيم محفوظة.
تطبيق المستفيدين والبوابة
في بطاقة تطبيق المستفيدين والبوابة مفتاحان (كلاهما مفعّل افتراضياً):
| المفتاح | عند التفعيل | عند الإيقاف |
|---|---|---|
| السماح للمستفيدين بالدخول أول مرة برقم الهوية والجوال | يدخل المستفيد المسجّل برقم هويته وجواله المسجّل في ملفه مكان كلمة المرور، ثم يُلزم بتعيين كلمة مرور | لا يدخل إلا بحساب سجّله بنفسه أو بكلمة يعيّنها له الموظف من حساب التطبيق |
| إظهار الحركات المالية للمستفيدين في التطبيق | يرى المستفيد تبويب الحركات ومبالغ ما صُرف له | يختفي تبويب الحركات ومبالغ الصرف من التطبيق والبوابة |
تكامل تبيّن (المركز الوطني)
- 1في بطاقة تكامل تبيّن (المركز الوطني) أدخل رقم الترخيص لدى تبيّن والصق توكن تبيّن (Bearer) الذي حصلت عليه من المنصة، ثم اضغط حفظ وتفعيل التكامل.
- 2يتحقق النظام من الترخيص لدى المركز، فإن نجح ظهر التكامل مُفعّل مع رقم الجمعية لدى تبيّن. لا تُرسل أي بيانات للمنصة الحكومية قبل التفعيل.
أسئلة شائعة
كيف تصل للمستفيد رسالة عند قبول ملفه أو استبعاده؟+
في إعدادات النظام فعّل رسالة للمستفيد عند قبول ملفه و/أو رسالة للمستفيد عند استبعاده، واكتب النص بالمتغيرات {الاسم} {الجمعية} {رقم_الملف} {السبب} أو اتركه فارغاً لاستخدام النص الافتراضي. تُرسل عند الاعتماد أو الاستبعاد اليدوي وعند اكتمال مسار الاعتماد أو رفضه (السبب ملاحظة القرار)، وتستهلك رصيد الرسائل، ولا تُرسل لمن أوقف الرسائل في ملفه. الخياران معطّلان افتراضياً.
هل يبقى الباحث المسؤول من أضاف الملف؟+
هذا الافتراضي. ويمكن من إعدادات النظام جعله يتحول إلى آخر من عدّل بيانات الملف، حسب طريقة عمل الجمعية.
رفعت الشعار ولم يظهر في الخطابات؟+
تأكد أن المعاينة ظهرت في بطاقة الهوية البصرية بعد الرفع، ثم أعد فتح الخطاب أو الطباعة. إن ظهرت رسالة حمراء تحت المربع فالملف أكبر من الحد أو بصيغة غير مقبولة.
لماذا لا أستطيع تعديل الإعدادات؟+
الحفظ يحتاج صلاحية تعديل في وحدة الإدارة العامة. يمكنك الاطلاع بصلاحية العرض فقط.
غيّرت حقلاً وضغطت حفظ فظهر «تم الحفظ بنجاح» سريعاً، هل حُفظ؟+
نعم. يرسل النظام الحقول التي تغيّرت فقط؛ وإن لم يتغير شيء تظهر الرسالة نفسها دون حفظ.