ملفات البنك: دورة الملف من المسوّدة حتى الاكتمال
متابعة ملفات صرف المستفيدين في شاشة «ملفات البنك»: الحالات والتصفية، تقديم الملف للاعتماد، الاعتماد أو الإعادة أو الرفض من تفاصيل الملف، وحذف الملفات إلى سلة الأرشيف.
شاشة ملفات البنك — حوالات المستفيدين هي مكان متابعة كل ملف صرف بعد إنشائه من إضافة الحركات. كل ملف يظهر في سطر واحد: عدد حوالاته ومبلغه وحالته، والمرحلة التي وصلها في مسار الاعتماد، وملف البنك إن وُلِّد. من هنا تقدّم الملف للاعتماد، ويعتمده المعتمدون، ثم يُولَّد ملف البنك ويُعلَّم بعد إرساله ومعالجته.
تحتاج صلاحية: الحوالات — عرض/تعديلالمحاسبمعتمدو مسار الحوالات
دورة حياة الملف
يمر كل ملف بالحالات التالية بالترتيب. تظهر الحالة في عمود الحالة، والمرحلة الحالية داخل المسار في عمود المسار.
| الحالة | معناها | ما يمكن فعله |
|---|---|---|
| مسوّدة | أُنشئ الملف ولم يُقدَّم | تعديل الحركات، الإضافة إليه، التقديم، الحذف |
| مقدَّم / في المسار | قُدِّم وينتقل بين مراحل مسار الاعتماد (تدقيق ثم اعتماد) | يعتمد كل معتمِد مرحلته؛ تعديل الحركات ما زال ممكناً |
| مرفوض | رفضه أحد المعتمدين | تعديل الحركات ثم إعادة التقديم، أو الحذف |
| معتمد | اكتمل الاعتماد | توليد ملف البنك |
| ملف بنكي (لدى البنك) | وُلِّد ملف البنك | التنزيل، ثم أُرسل للبنك، ثم إرسال للمحاسبة |
| مكتمل | عالج البنك الملف | التقارير فقط |
قراءة القائمة والتصفية
- 1من القائمة الجانبية افتح الحوالات ثم ملفات البنك. يظهر لكل ملف اسمه ورقمه وتاريخ إنشائه ومنشئه، وعدد الحوالات والمبلغ والحالة والمسار.
قائمة ملفات صرف المستفيدين بمراحلها - 2استخدم أزرار التصفية أعلى الجدول: الكل، مسوّدات، في المسار، معتمدة، لدى البنك، مكتملة.
تصفية الملفات التي ما زالت في مسار الاعتماد - 3في عمود المسار تظهر مراحل الاعتماد: ما اكتمل بالأخضر مع علامة صح، والمرحلة الحالية بالأزرق، والمرحلة التي رُفض عندها بالأحمر.
تقديم الملف للاعتماد
- 1في سطر الملف المسوّدة اضغط أيقونة الطائرة الورقية تقديم للاعتماد. تظهر رسالة قُدِّم الملف ويدخل الملف المرحلة الأولى من المسار.
أيقونات سطر الملف المسوّدة: التقديم، الحذف، التعديل، التقرير، الطباعة، التفاصيل - 2يصل الملف إلى معتمِدي المرحلة الأولى في اعتماداتي، ويمكنهم أيضاً الاعتماد من هذه الشاشة.
الاعتماد أو الإعادة أو الرفض
- 1اضغط اسم الملف (أو أيقونة التفاصيل) فتفتح نافذته: مراحل المسار، وسجل من اعتمد ومتى، وجدول الحوالات (المستفيد، البيان، الآيبان، المبلغ، الحالة).
نافذة تفاصيل الملف وأزرار قرار المرحلة - 2إن كانت المرحلة الحالية من نصيبك تظهر أزرار القرار. اكتب ملاحظة (اختياري) ثم اضغط اعتماد ونقل لتنتقل للمرحلة التالية، أو اعتماد نهائي في آخر مرحلة.
- 3إعادة ترجع الملف للمرحلة السابقة، ورفض يرفضه بعد تأكيد — فيعود لمنشئه ليعدّله ويقدّمه من جديد.
- 4إن لم تكن المرحلة لك، تظهر عبارة بانتظار … باسم المرحلة ومعتمديها.
نسخ ملف سابق (صرف شهري متكرر)
للصرف المتكرر لنفس المستفيدين بنفس المبالغ لا حاجة لاختيارهم من جديد: انسخ ملف الشهر السابق، ثم قدّمه للاعتماد بتاريخ صرف جديد.
- 1في سطر الملف الذي تريد تكراره (بأي حالة، ولو مكتمل) اضغط أيقونة نسخ الملف.
- 2عدّل اسم الملف الجديد إن شئت، واختر تاريخ الصرف الجديد، ثم نسخ الملف.
- 3يُنشأ ملف جديد مسوّدة بنفس المستفيدين والمبالغ — راجعه أو عدّل حركاته بأيقونة القلم، ثم اضغط تقديم للاعتماد فيمر بمساره المعتاد حتى ملف البنك.
حذف ملف
- 1المسوّدة أو المرفوض: اضغط أيقونة سلة المهملات حذف الملف في سطره، ثم أكّد حذف الملف وحوالاته؟. يحذفه منشئه أو من له صلاحية الحوالات — حذف.
- 2المقدَّم أو في المسار أو المعتمد بالخطأ (قبل توليد ملف البنك): اضغط أيقونة سلة المهملات حذف الملف (إلى سلة الأرشيف) واكتب سبب الحذف. متاح لمن له صلاحية الحوالات — حذف، ويُزال الملف من اعتماداتي لدى المعتمدين.
أسئلة شائعة
أصرف لنفس المستفيدين كل شهر، هل أختارهم كل مرة؟+
لا — استخدم نسخ الملف على ملف الشهر السابق واختر تاريخ الصرف الجديد، ثم قدّمه للاعتماد.
لا تظهر لي أزرار «اعتماد ونقل» في نافذة الملف؟+
الأزرار تظهر لمعتمِدي المرحلة الحالية فقط كما عرّفها مدير النظام في مسار الاعتماد. سترى بدلاً منها بانتظار … مع اسم المرحلة.
اعتمدت الملف ولا يظهر زر «ملف البنك»؟+
يظهر الزر حين تصبح حالة الملف معتمد بعد آخر مرحلة. إن كان عمود المسار يُظهر مرحلة زرقاء فما زال الملف بانتظار معتمدها.
رُفض الملف، هل أنشئ ملفاً جديداً؟+
لا. عدّل حركاته من أيقونة القلم تعديل الملف (الاسم والحركات)، ثم اضغط تقديم للاعتماد مرة أخرى.
أين ملفات صرف الكفالات والجهات الأخرى؟+
لكل منها شاشة بالشكل نفسه: ملفات صرف الكفالات داخل الكفالات، وملفات الصرف للجهات تحت التحويل لجهات أخرى.