حالة الملف: الاعتماد والإيقاف والأرشفة
معاني حالات ملف المستفيد، وتغييرها يدوياً أو عبر مسار الاعتماد، وتحديد تاريخ إيقاف تلقائي، وأرشفة الملف واستعادته.
حالة الملف تحدد ما يحق للمستفيد: المعتمد وحده يدخل ملفات الصرف والصرف العيني ويُحال للبحث التتبعي، والموقوف يُستبعد منها حتى يُعاد تفعيله. تُغيَّر الحالة من رأس ملف المستفيد، أو تُدار تلقائياً عبر مسار الاعتماد إن فعّلته جمعيتك.
تحتاج صلاحية: المستفيدون — تعديلالمستفيدون — حذف
معاني الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| معلق | ملف جديد أو مستعاد من الأرشيف ولم يُدرس بعد |
| قيد المراجعة | تحت الدراسة أو في مسار الاعتماد أو أُعيد للدراسة من البحث التتبعي |
| معتمد | مستحق — يدخل الصرف، ويُجدول له بحث تتبعي بعد سنة من اعتماده |
| مرفوض | لم يُقبل |
| موقوف | متوقف مؤقتاً أو حلّ تاريخ إيقافه — لا يظهر في ملفات الصرف ولا الصرف العيني |
| مؤرشف | خارج القوائم والأعداد بكل بياناته، ويمكن استعادته |
تغيير الحالة يدوياً
- 1في رأس ملف المستفيد اضغط تغيير الحالة واختر: معلق، قيد المراجعة، معتمد، مرفوض، أو موقوف. يُحفظ التغيير فوراً ويُسجَّل في سجل التغييرات.
الاعتماد عبر مسار الاعتماد
إن عرّف مدير النظام مسار اعتماد للمستفيدين، يمر الملف بمراحله (مثل: الباحث ← المشرف ← المدير) ويختفي زر تغيير الحالة وتظهر عبارة الحالة تُدار عبر مسار الاعتماد.
- 1تظهر في الملف بطاقة مسار الاعتماد بمراحله والمرحلة الحالية.
- 2إن كنت صاحب قرار المرحلة الحالية تظهر الأزرار: اعتماد وتمرير (أو اعتماد نهائي في آخر مرحلة)، إعادة للمرحلة السابقة، ورفض. اكتب ملاحظة — وهي إلزامية عند الرفض — ثم اضغط الزر.
- 3إن لم تكن صاحب القرار يظهر سطر يذكر اسم المرحلة ومن يملك القرار فيها. يمكنك أيضاً اتخاذ القرار من اعتماداتي.
تاريخ إيقاف الملف
لملف مؤقت بطبيعته (نهاية كفالة، أو مدة استحقاق محددة) حدّد تاريخاً يتوقف فيه تلقائياً بدلاً من أن تتذكره.
- 1في تبويب البيانات الأساسية ← بطاقة بيانات المستفيد اختر تاريخ إيقاف الملف، واكتب سبب الإيقاف (اختياري)، ثم حفظ البيانات الأساسية.
تاريخ إيقاف مستقبلي وشرح أثره - 2يظهر بجانب الاسم في رأس الملف شارة يُوقف في <التاريخ>. في ذلك اليوم يصير الملف موقوفاً تلقائياً ولا يظهر بعدها في ملفات الصرف ولا الصرف العيني.
- 3إن اخترت تاريخ اليوم أو تاريخاً مضى يصير الملف موقوفاً فور الحفظ. لإلغاء التاريخ اضغط إلغاء بجانبه ثم احفظ.
أرشفة الملف واستعادته
- 1في رأس الملف اضغط أرشفة الملف، واكتب سبب الأرشفة (اختياري) ثم أرشفة. ينتقل الملف إلى الأرشيف بكل بياناته — لا حذف نهائي.
- 2للاستعادة افتح بطاقة الأرشيف في شاشة المستفيدين، ومن قائمة ⋮ اختر استعادة من الأرشيف. يعود الملف بحالة معلق. التفاصيل في قائمة المستفيدين.
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر زر «تغيير الحالة»؟+
الملف في مسار اعتماد نشط — القرار من بطاقة مسار الاعتماد أو من اعتماداتي لصاحب صلاحية المرحلة.
أوقفت ملفاً ولا يزال يظهر في ملف الصرف القديم، لماذا؟+
الإيقاف يمنع دخوله ملفات الصرف الجديدة فقط. أزله يدوياً من ملف صرف أُنشئ قبل إيقافه.
ما الفرق بين «موقوف» و«مؤرشف»؟+
الموقوف يبقى في القوائم والأعداد لكنه لا يُصرف له، ويُعاد تفعيله باختيار معتمد. المؤرشف يخرج من القوائم كلياً ويُستعاد من بطاقة الأرشيف.