المالية والمحاسبة
دليل الحسابات، القيود والسندات، الصناديق والزكاة، الشيكات والأصول، والتقارير المالية
البداية
- نظرة عامة على المالية والمحاسبةكيف يعمل النظام المحاسبي في غيث: القيد المزدوج والصناديق ومراكز التكلفة، والقيود الآلية من الأنظمة الأخرى، وخريطة الشاشات وترتيب العمل من الإعداد حتى إقفال السنة.
- دليل الحسابات وحسابات القيود الآليةشجرة حسابات الجمعية: اعتماد الدليل الموحّد أو استيراد دليلك من Excel، إضافة الحسابات، وتعيين الحسابات التي تُرحَّل إليها القيود الآلية.
- القيد الافتتاحي (أرصدة أول المدة)إدخال أرصدة البنوك والصندوق والعهد والذمم والالتزامات كما في آخر ميزان مراجعة للنظام السابق، وإقفال الفرق آلياً في صافي الأصول.
- مراكز التكلفةشجرة الإدارات والبرامج والمشاريع التي تُحمَّل عليها الإيرادات والمصروفات، لمعرفة تكلفة كل نشاط من تقرير «تحليل على مراكز التكلفة».
السندات والقيود
- سندات القبضتسجيل كل مبلغ يدخل البنك أو الصندوق بسند قبض يُرحَّل قيده آلياً، مع البحث في السندات وطباعتها.
- سندات الصرفتسجيل كل مبلغ يخرج من البنك أو الصندوق بسند صرف يُرحَّل قيده آلياً، مع تحديد مصرف الزكاة وإصدار الشيك من السند.
- استعراض السندات وتعديلها ونسخها وإلغاؤها وطباعتهاما يمكن فعله بالسند بعد ترحيله: الاستعراض بقيده، الطباعة، النسخ كسند جديد، التعديل بسند مصحَّح، والإلغاء بقيد عكسي.
- قيود اليومية اليدوية ومراجعتها وعكسهاإدخال قيد يدوي متعدد الأسطر للتسويات والتحويلات، واستعراض القيود وطباعتها، وتعديل القيد اليدوي أو عكسه بسبب مكتوب.
الصناديق والتبرعات والزكاة
- الصناديق (التقييد) وريع الأوقافالمحاسبة الصندوقية: فصل الأموال المقيّدة (الزكاة، الكفالات، الصدقات المخصصة، الأوقاف) عن الأموال العامة، ومنع الصرف بأكثر من رصيدها، وتسجيل ريع الوقف.
- التبرعات والمتبرعونتسجيل التبرع النقدي أو التعهّد بالتبرع مع إنشاء ملف المتبرع تلقائياً، وإصدار رقم إيصال، ومتابعة إجمالي تبرعات كل متبرع.
- إدارة الزكاة ومصارفها الثمانيةمتابعة الزكاة المحصّلة والمصروفة والمتبقية، وتوزيع الصرف على المصارف الثمانية الشرعية، وكيف تُسجَّل الزكاة قبضاً وصرفاً.
المشتريات والشيكات والأصول
- فواتير المشترياتإدخال فاتورة المورد سطراً سطراً (صنف مستودع، مصروف، أصل ثابت) مع الضريبة، ثم ترحيلها بقيد واحد يُنشئ إذن المستودع وسجلات الأصول، وإلغاؤها بقيد عكسي.
- الموردون وسدادهم وكشوف حساباتهمبطاقة المورد ومجموعته في الدليل وحده الائتماني، وسداد فواتيره كلياً أو جزئياً أو دفعةً على الحساب، وكشف حساب المورد.
- الشيكات: الدفاتر والإصدار والطباعة والحالاتدفتر شيكات لكل حساب بنكي يعطي الرقم التالي تلقائياً، وإصدار الشيك من سند الصرف أو سداد المورد وطباعته على القالب، ومتابعة حالته حتى الصرف من البنك.
- تصميم قالب الشيك ومعايرة الطباعةإنشاء قالب لشكل شيك كل بنك: صورة الشيك ومقاسه بالمليمتر، وسحب الحقول (التاريخ، المستفيد، المبلغ رقماً وكتابةً…) لمواضعها، ثم طباعة تجربة ومعايرة الطابعة.
- الأصول الثابتة: الفئات والتسجيل وبطاقة الأصلسجل أصول الجمعية (أجهزة، أثاث، سيارات، مبانٍ) بتكلفتها ومجمع إهلاكها وقيمتها الدفترية: فئات الأصول وحساباتها، وإضافة أصل بالشراء أو التبرع أو كرصيد افتتاحي، وبطاقة الأصل وعهدته.
- الإهلاك الشهري واستبعاد الأصولترحيل إهلاك الأصول الثابتة شهراً بشهر بقيد واحد، وحذف آخر شهر للتصحيح، واستبعاد الأصل عند بيعه أو تلفه مع حساب الربح أو الخسارة.
- قيود المستودعكيف تُقيَّد أذونات المستودع آلياً بالتكلفة المتوسطة، وترحيل الأذونات المعلّقة التي تعذّر قيدها بعد تعيين الحسابات.
التقارير والإقفال
- التقارير الماليةميزان المراجعة بالمجاميع والأرصدة، كشف الحساب برصيد متحرك، اليومية العامة بكل أنواع القيود، أرصدة الحسابات، التحليل على مراكز التكلفة، قائمة الإيرادات والمصروفات، وقائمة المركز المالي — بفترة وطباعة وتصدير Excel.
- إقفال السنة المالية وإعادة فتحهاترحيل قيد الإقفال في نهاية السنة: تصفير الإيرادات والمصروفات ونقل الفائض أو العجز إلى صافي الأصول حسب فئة التقييد، ومنع الترحيل في السنة المقفلة، وإعادة فتحها عند الحاجة.