نظرة عامة على المالية والمحاسبة
كيف يعمل النظام المحاسبي في غيث: القيد المزدوج والصناديق ومراكز التكلفة، والقيود الآلية من الأنظمة الأخرى، وخريطة الشاشات وترتيب العمل من الإعداد حتى إقفال السنة.
نظام المالية في غيث نظام محاسبي كامل بطريقة القيد المزدوج مع المحاسبة الصندوقية التي تحتاجها الجمعيات: كل ريال يدخل أو يخرج يُسجَّل في قيد متوازن، ويُعرف مع ذلك نوع تقييده (عام، زكاة، كفالات، أوقاف…) ومركز التكلفة الذي يُحمَّل عليه. تُدخل الحركات اليومية بالسندات والقيود، وتصل إليه آلياً قيود صرف المستفيدين والرواتب والكفالات والمتجر والمستودع، ومنه تُستخرج التقارير المالية. يشرح هذا المقال المفاهيم الأساسية وترتيب العمل، وأين تقع كل شاشة.
تحتاج صلاحية: المالية والمحاسبة: عرض
مفاهيم أساسية بلغة بسيطة
لا تحتاج أن تكون محاسباً لاستخدام أغلب الشاشات، لكن هذه المصطلحات تتكرر في كل مكان:
| المصطلح | معناه في غيث |
|---|---|
| القيد | تسجيل لعملية مالية واحدة، له رقم يبدأ بـJV وتاريخ وبيان، وسطران أو أكثر. مجموع المدين فيه يساوي مجموع الدائن دائماً. |
| المدين والدائن | طرفا القيد. عند استلام مبلغ في البنك: البنك مدين (زاد رصيده) ومصدر المبلغ (إيراد التبرعات مثلاً) دائن. وعند الصرف بالعكس: بند المصروف مدين والبنك دائن. |
| دليل الحسابات | شجرة كل حسابات الجمعية مرقّمة: الأصول 1، الالتزامات 2، صافي الأصول 3، الإيرادات 4، المصروفات 5. |
| حساب تجميعي / فرعي | التجميعي عنوان يجمع أرصدة ما تحته ولا يُقيَّد عليه. الفرعي (القابل للترحيل) هو ما تختاره في السندات والقيود. |
| الترحيل | اعتماد القيد في الدفاتر فيدخل الأرصدة والتقارير. كل السندات والقيود في غيث تُرحَّل فور حفظها. |
| التقييد (الصندوق المحاسبي) | نوع المال من حيث شروط صرفه: عام غير مقيد، زكاة، صدقات مخصصة، كفالات، أوقاف. ليس صندوقاً نقدياً — النقد في حسابات البنوك والصندوق. |
| مركز التكلفة | الإدارة أو البرنامج أو المشروع الذي يُحمَّل عليه المصروف أو الإيراد (السلة الغذائية، كفالة الأيتام…) لمعرفة تكلفة كل نشاط. |
| القيد العكسي | قيد بنفس المبالغ معكوسة يلغي أثر قيد سابق. هكذا يُصحَّح الخطأ في غيث: لا يُحذف قيد مرحّل أبداً. |
شاشة «النظرة المالية»
- 1من القائمة الجانبية افتح المالية والمحاسبة ← النظرة المالية. تعرض بطاقات الأعلى إجمالي الإيرادات وإجمالي المصروفات وصافي التغير في الأصول (الفرق بينهما) وإجمالي أرصدة الصناديق، ثم إجمالي التبرعات وعدد المتبرعين وعدد القيود المرحّلة.
النظرة المالية: ملخص الإيرادات والمصروفات وأرصدة الصناديق - 2بطاقة أرصدة الصناديق تعرض رصيد كل نوع تقييد. اضغط إدارة الصناديق للانتقال إلى الصناديق. أعلى الشاشة: سند قبض جديد وسند صرف جديد (يفتحان نموذج السند مباشرة) والتقارير المالية.
ترتيب العمل: من الإعداد إلى إقفال السنة
أولاً — الإعداد (مرة واحدة عند بدء استخدام غيث):
- دليل الحسابات: اعتمد الدليل الموحّد للجهات الخيرية أو استورد دليل جمعيتك من Excel، وتأكد من حسابات القيود الآلية.
- القيد الافتتاحي: أرصدة البنوك والعهد والذمم كما في آخر ميزان للنظام السابق.
- مراكز التكلفة والصناديق إن احتجت أكثر من الافتراضي.
- قوالب الشيكات ودفاترها وفئات الأصول الثابتة إن كانت الجمعية تستخدمها.
ثانياً — العمل اليومي:
- كل مبلغ يدخل البنك أو الصندوق ← سند قبض، أو تسجيل تبرع إن كان تبرعاً لمتبرع تريد متابعته.
- كل مبلغ يخرج ← سند صرف (ومنه الشيك)، أو سداد مورد لفاتورة مشتريات.
- التسويات والتحويلات بين الحسابات ← قيد يومية يدوي.
ثالثاً — نهاية كل شهر:
- ترحيل الإهلاك الشهري للأصول، ومراجعة قيود المستودع المعلّقة، وتحديث حالات الشيكات المصروفة.
- مراجعة ميزان المراجعة وكشوف الحسابات ومطابقتها مع كشف البنك.
رابعاً — نهاية السنة: إقفال السنة المالية.
القيود التي تصل آلياً من الأنظمة الأخرى
لا تحتاج إدخال هذه الحركات يدوياً — يُنشئ غيث قيدها عند اكتمال العملية في نظامها، وتظهر في التقارير ← اليومية العامة بنوعها:
| العملية | متى يُقيَّد | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| صرف مساعدات المستفيدين | عند اكتمال ملف الحوالات | مساعدات المستفيدين | البنك الرئيسي |
| مسير الرواتب | عند اكتمال ملف حوالات الرواتب | الرواتب والأجور | البنك الرئيسي |
| سداد الكفالات | عند تسجيل دفعة الكفالة مسدَّدة | البنك الرئيسي | إيرادات الكفالات (صندوق الكفالات) |
| تبرعات المتجر الإلكتروني | عند نجاح الدفع | البنك | إيراد التبرعات العامة |
| أذونات المستودع | عند حفظ الإذن | حسب نوع الإذن — انظر قيود المستودع | |
| فواتير المشتريات وسدادها | عند الترحيل/السداد | المخزون/المصروف/الأصل | الموردون |
| الأصول الثابتة والإهلاك | عند الإضافة والإهلاك والاستبعاد | حسب العملية |
خريطة الشاشات
| الشاشة (من القائمة) | الغرض |
|---|---|
| النظرة المالية | ملخص الأرقام وأرصدة الصناديق |
| سندات القبض / سندات الصرف | إدخال المقبوضات والمدفوعات وطباعتها وتعديلها وإلغاؤها |
| قيود اليومية / القيد الافتتاحي | القيود اليدوية والتسويات، وأرصدة أول المدة |
| التقارير المالية | ميزان المراجعة، كشف الحساب، اليومية العامة، أرصدة الحسابات، مراكز التكلفة، الإيرادات والمصروفات، المركز المالي |
| دليل الحسابات / مراكز التكلفة | الإعداد الأساسي وحسابات القيود الآلية |
| المشتريات والموردون | فواتير الموردين وسدادها وكشوف حساباتهم |
| الشيكات | سجل الشيكات ودفاترها وقوالب طباعتها |
| الأصول الثابتة | سجل الأصول والإهلاك الشهري والاستبعاد |
| قيود المستودع | أذونات المستودع التي لم تُقيَّد بعد |
| الصناديق / التبرعات / المتبرعون / إدارة الزكاة | المحاسبة الصندوقية والتبرعات ومصارف الزكاة |
| إقفال الفترة المالية | إقفال السنة وإعادة فتحها |
الصلاحيات
تُمنح من الأدوار والصلاحيات في وحدة المالية والمحاسبة:
| الصلاحية | ما تتيحه |
|---|---|
| عرض | فتح الشاشات والتقارير والطباعة والتصدير |
| إنشاء | السندات والقيود والتبرعات والفواتير والأصول والشيكات، وإضافة الحسابات والصناديق ومراكز التكلفة |
| تعديل | تعديل السندات والقيود وإلغاؤها بقيد عكسي، وتعيين حسابات القيود الآلية، وإقفال السنة وإعادة فتحها |
أسئلة شائعة
أخطأت في سند بعد حفظه، هل أستطيع حذفه؟+
لا يُحذف أي سند أو قيد مرحّل حفاظاً على سلامة الدفاتر. استخدم تعديل (يُنشئ سنداً مصحَّحاً ويلغي الأصل بقيد عكسي) أو إلغاء بقيد عكسي. يبقى الأثر كاملاً في السجل. التفاصيل في تعديل السندات وإلغاؤها.
ما الفرق بين «الصندوق النقدي» و«الصندوق» في شاشة الصناديق؟+
الصندوق النقدي حساب أصول فيه النقد الموجود فعلاً في الجمعية. أما الصناديق فهي أنواع تقييد المال (عام، زكاة، كفالات…) تُختار في حقل التقييد لتعرف كم بقي من كل نوع.
لماذا لا تظهر قائمة «المالية والمحاسبة» عندي؟+
تظهر لمن يملك صلاحية عرض في وحدة المالية والمحاسبة، وبشرط أن تكون الوحدة مفعّلة في اشتراك الجمعية. اطلب ذلك من مدير النظام.